Quanto denaro perde un hotel gestendo manualmente i bagagli?

Quanto denaro perde un hotel gestionando manualmente le valigie?

Custodire le valigie degli ospiti prima del check-in o dopo il check-out sembra, a prima vista, un servizio semplice e praticamente a costo zero.

Tuttavia, analizzando l'intero processo dal punto di vista operativo, scopriamo che la gestione manuale dei bagagli in hotel consuma tempo del personale, occupa spazio, genera attività ripetitive e può rappresentare un costo annuo molto più alto di quanto sembri.

La questione non è se un hotel debba offrire il deposito bagagli. Per molti ospiti è un servizio molto apprezzato e, in alcune destinazioni, praticamente indispensabile.

La vera domanda è un'altra:

Ha senso continuare a gestirlo manualmente quando si può automatizzare?

In questo articolo vediamo come calcolare il costo reale della custodia bagagli alla reception, quali risorse consuma questo processo e come gli armadietti intelligenti per hotel possono trasformare un'attività operativa in un servizio più efficiente, professionale e potenzialmente redditizio.

Custodire una valigia non costa zero euro

Quando un ospite chiede alla reception se può lasciare i bagagli, di solito la risposta è semplice:

"Certamente."

Ma dietro quell'operazione c'è tempo di lavoro.

Il processo può includere:

• Accogliere l'ospite.
• Identificare il bagaglio.
• Consegnare una ricevuta o applicare un sistema interno di controllo.
• Portare la valigia al deposito bagagli.
• Trovare spazio disponibile.
• Riorganizzare altri bagagli, se necessario.
• Custodire gli effetti personali.
• Ritrovare in seguito la valigia.
• Riportarla alla reception.
• Consegnarla all'ospite giusto.

Nessuna di queste attività è particolarmente complessa, ma tutte richiedono tempo.

E il tempo del personale ha un costo.

Il problema emerge quando moltiplichiamo l'operazione

Una valigia non rappresenta praticamente nulla.

Il problema emerge quando un hotel ripete la stessa operazione decine di volte al giorno per tutto l'anno.

Pensiamo a un hotel urbano con un volume importante di arrivi e partenze.

Se diversi ospiti lasciano i bagagli prima del check-in e altrettanti dopo il check-out, il personale può finire per fare continui spostamenti tra reception e zona deposito.

Nei grandi hotel, nei resort o nelle strutture con un alto ricambio, il volume può essere ancora maggiore.

Come calcolare il costo della gestione manuale delle valigie

Non esiste una cifra universale. Ogni hotel ha operatività, volume di ospiti e costi del lavoro diversi.

Tuttavia, possiamo fare una stima con una formula molto semplice:

Numero di operazioni giornaliere × minuti per operazione × costo del lavoro al minuto × giorni di attività.

Esempio pratico

Supponiamo un hotel che effettua circa:

• 30 depositi o ritiri di bagagli al giorno.
• Una media di 4 minuti di lavoro per operazione.
• Attività praticamente tutto l'anno.

Il calcolo iniziale sarebbe:

30 operazioni × 4 minuti = 120 minuti al giorno.

Cioè circa 2 ore di lavoro ogni giorno dedicate solo a ricevere, riporre, ritrovare e restituire bagagli.

In un anno:

2 ore × 365 giorni = 730 ore.

Questo esempio è puramente indicativo, ma dimostra perché un'attività che sembra piccola può diventare un processo operativo significativo quando si ripete ogni giorno.

Il costo non è solo lo stipendio

Limitare il calcolo al costo del lavoro significherebbe fermarsi a metà.

La gestione manuale dei bagagli può avere altri costi indiretti.

1. Costo opportunità

Mentre un receptionist cerca o trasporta valigie, non può dedicare quel tempo ad altre attività.

Ad esempio:

• Accogliere correttamente un ospite appena arrivato.
• Risolvere un problema.
• Proporre un upgrade.
• Promuovere la spa.
• Vendere la colazione.
• Gestire il parcheggio.
• Consigliare servizi aggiuntivi.

Quindi la domanda non è solo quanto costa quel tempo, ma cosa potrebbe fare il dipendente in quei minuti.

2. Spazio occupato

Le valigie hanno bisogno di uno spazio fisico.

Molti hotel usano:

• Una stanza dedicata.
• Un magazzino.
• Parte della reception.
• Una zona di servizio.
• Spazi che potrebbero essere destinati ad altri usi.

In alcune strutture, soprattutto nei centri urbani dove ogni metro quadrato ha un valore elevato, anche lo spazio usato va considerato nel costo operativo.

3. Picchi di lavoro

Il problema non si distribuisce in modo uniforme durante la giornata.

La gestione dei bagagli si concentra di solito in momenti precisi:

• Prime ore del mattino.
• Fascia abituale del check-out.
• Ore che precedono il check-in.
• Arrivi di gruppi.
• Eventi e congressi.
• Alta stagione.

Sono proprio i momenti in cui la reception ha già un elevato carico di lavoro.

Il vero costo: dedicare personale qualificato a un'attività automatizzabile

Un receptionist non è semplicemente una persona dietro un bancone.

È uno dei professionisti con più contatto diretto con l'ospite e, quindi, un elemento fondamentale per l'esperienza del cliente e per la capacità commerciale dell'hotel.

Può:

• Risolvere problemi.
• Gestire le aspettative.
• Fidelizzare i clienti.
• Fare cross-selling.
• Migliorare la reputazione della struttura.
• Aiutare ad aumentare la spesa media dell'ospite.

Dal punto di vista del direttore d'hotel, usare parte di quel tempo per trasportare e cercare bagagli merita almeno di essere analizzato.

Cosa cambia con un deposito bagagli intelligente?

Gli armadietti intelligenti permettono di automatizzare buona parte di questo processo.

L'ospite può disporre di uno scomparto, ricevere il suo accesso e depositare o ritirare il bagaglio in autonomia.

Nelle soluzioni Kuik Smart Lockers, la piattaforma permette una gestione non presidiata, l'invio dei codici e la tracciabilità delle operazioni, riducendo la necessità di un intervento costante del personale.

Gestione tradizionale vs armadietti intelligenti

Il deposito bagagli può diventare una fonte di ricavi?

Sì, ed è probabilmente uno dei cambiamenti più interessanti dal punto di vista economico.

Un hotel può continuare a offrire il deposito gratuitamente se ritiene che faccia parte della sua proposta di servizio.

Ma può anche:

• Far pagare per alcune ore.
• Offrire un periodo gratuito e far pagare dopo.
• Includerlo in alcune tariffe.
• Creare un servizio premium.
• Monetizzare il servizio per utenti esterni, se l'operatività lo consente.

Kuik prevede la possibilità di monetizzare il servizio e integrare diversi sistemi di pagamento, sia fisici sia in cloud.

Da centro di costo a servizio monetizzabile

Questa differenza cambia completamente il modo di analizzare l'investimento.

Un deposito bagagli tradizionale:

• Consuma tempo.
• Occupa spazio.
• Richiede l'intervento del personale.

Un deposito intelligente può:

• Ridurre le attività manuali.
• Aumentare l'autonomia dell'ospite.
• Migliorare l'organizzazione.
• Garantire la tracciabilità.
• Permettere di far pagare il servizio.

Per questo, per analizzare correttamente il ritorno dell'investimento non basta confrontare il prezzo degli armadietti con il costo di un armadio o di una stanza dove lasciare le valigie.

Bisogna confrontare il costo totale del processo attuale con il nuovo modello operativo.

Quando può avere senso far pagare la custodia delle valigie?

Non tutte le strutture dovrebbero necessariamente applicare una tariffa.

Dipende dal posizionamento e dalla strategia dell'hotel.

Hotel di lusso

Può avere senso offrire il servizio gratuitamente come parte di un'esperienza premium, usando però gli Smart Lockers per migliorare sicurezza, organizzazione e autonomia.

Hotel urbano

Può valutare di far pagare periodi di custodia prolungati o determinate modalità.

Appartamenti turistici

Il deposito intelligente può diventare un servizio autonomo particolarmente interessante, perché molte strutture non hanno una reception fisica.

Ostello

Può offrire diversi periodi di custodia e gestire un elevato volume di utenti con un minore intervento del personale.

La redditività sta anche nell'esperienza dell'ospite

Non tutta la redditività si misura direttamente in euro per operazione.

Un ospite che arriva in hotel e trova una soluzione moderna, ordinata e semplice per i bagagli riceve un'impressione diversa da chi deve aspettare che qualcuno trovi spazio tra decine di valigie.

Un'esperienza più fluida può contribuire a:

• Maggiore soddisfazione.
• Valutazioni migliori.
• Maggiore percezione di professionalità.
• Maggiore fidelizzazione.
• Un'immagine più moderna della struttura.

Anche la tracciabilità ha un valore economico

Con una gestione manuale, la possibilità di ricostruire esattamente cosa è successo a un bagaglio può dipendere dal protocollo interno usato.

Nel sistema Kuik, la piattaforma registra gli eventi e fornisce informazioni in tempo reale, offrendo un controllo molto più preciso sull'uso dei locker.

Ridurre incertezza, problemi e tempo dedicato a verificare i movimenti fa parte anch'esso dell'efficienza operativa.

Cosa succede se l'hotel cresce?

Un investimento tecnologico dovrebbe poter evolvere.

La modularità dei Kuik Smart Lockers permette di aumentare il numero di ante o colonne quando le esigenze cambiano.

Si può così iniziare con un impianto dimensionato per la domanda attuale e ampliarlo in seguito.

Un esempio di come analizzare l'investimento

Supponiamo che un hotel voglia valutare se automatizzare il deposito bagagli.

Prima di richiedere un progetto dovrebbe calcolare:

Con questi dati è già possibile confrontare il processo attuale con il costo e le possibilità di un impianto automatizzato.

Il ritorno dell'investimento non dovrebbe misurarsi solo dagli incassi

Questo punto è importante.

Un hotel potrebbe decidere di non far mai pagare l'uso degli armadietti e ottenere comunque un ritorno.

Il ritorno può derivare da:

• Ore di lavoro liberate.
• Maggiore produttività.
• Miglior uso dello spazio.
• Minore congestione alla reception.
• Migliore esperienza dell'ospite.
• Maggiore sicurezza e tracciabilità.
• Possibilità di funzionare con un minore intervento umano.

Una valutazione seria deve quindi considerare benefici diretti e indiretti.

Quali hotel dovrebbero analizzare per primi questo investimento?

Prima di investire, misura

Il consiglio migliore per qualsiasi albergatore che stia valutando l'installazione di armadietti intelligenti è iniziare misurando la situazione attuale.

Per una o due settimane si possono registrare:

• Numero di valigie gestite.
• Numero di operazioni.
• Tempo approssimativo impiegato.
• Ore di maggiore domanda.
• Spazio occupato.
• Incidenti.
• Numero di clienti che chiedono il deposito bagagli.

Con questi dati è molto più facile progettare un impianto adeguato e valutare economicamente il progetto.

Non si tratta di eliminare un servizio, ma di farlo meglio

Il deposito bagagli resterà importante per molti hotel.

La questione non è smettere di offrirlo.

La questione è decidere se ha senso che continui a funzionare esattamente come vent'anni fa.

Automatizzarlo può permettere alla struttura di mantenere un servizio molto apprezzato dai clienti e, allo stesso tempo, ridurre le attività ripetitive, migliorare la propria immagine e aprire nuove possibilità di redditività.

Scopri le nostre soluzioni di armadietti intelligenti per hotel

Se stai analizzando la gestione dei bagagli della tua struttura, puoi consultare la nostra categoria armadietti intelligenti per hotel.

Puoi anche scoprire la nostra soluzione modulare Kuik Smart Lockers BTV, progettata completamente su misura in base allo spazio disponibile, al volume di bagagli e all'operatività di ogni hotel.

E se vuoi prima capire come funziona l'intero sistema, ti consigliamo la nostra guida Come funzionano gli armadietti intelligenti per hotel e perché migliorano la redditività.

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Non esiste una configurazione universale.

Una struttura da 30 camere non ha bisogno dello stesso impianto di un hotel da 300 camere o di un resort con arrivi di gruppi.

In Todo Para Tu Hotel possiamo studiare con te il numero di utenti, i flussi di bagagli, lo spazio disponibile e il modello di servizio che vuoi offrire per progettare una soluzione completamente personalizzata.

Il primo passo per sapere se un deposito intelligente è redditizio non è comprarlo: è calcolare quanto ti costa oggi gestire manualmente i bagagli.